Cómo organizar el mejor evento posible


Debido a que vivimos en sociedad resulta común que continuamente estemos interactuando con distintos grupos, por lo que de dichas interacciones en ocasiones surge la idea de realizar algún evento, el cual podría encontrarse enmarcado dentro de nuestro ámbito empresarial, social e incluso institucional.

¿Qué papel desempeña una organización de eventos?

Y aunque muchas veces son asistentes en distintos tipos de propuestas y/o actividades, ¿qué ocurre cuando nos toca involucrarnos activamente dentro de la organización de un evento?

Cabe decir que dentro de la organización de eventos, el papel que tiene cada uno de los individuos que conforman el equipo organizador, podría o no participar de manera activa en las diversas etapas que supone la organización, es decir, Pre-evento, Durante y Post-evento.

Asimismo es posible que ocurra que sea preciso realizar más de una tarea con el fin de lograr el éxito de dicho evento.

Hay que decir que un evento de éxito y sin importar la clase de evento del que se trate, consiste en aquel capaz de cumplir los objetivos planteados por los organizadores.

Razón por la cual resulta esencial tomarnos el tiempo necesario para analizar y determinar cuáles serán esos objetivos, en lugar de dar por sentado cualquier aspecto que involucre la organización del evento.

Así y de acuerdo al tipo de evento y el alcance que se quiera lograr con su realización (zonal, municipal, regional, nacional o internacional), al igual que el número de invitados previsto, aquellas acciones que deben llevarse a cabo para alcanzar los objetivos previamente establecidos podrían ser más complejas, por lo que el personal, tiempo y dinero que se deberá invertir para lograrlos será más grande.

¿Qué hacer para establecer los objetivos de un evento de forma apropiada?

Una gran alternativa no solo a modo de ejercicio individual sino también de grupo, consiste en pensar en la meta, tratando de visualizar que ocurrirá en cada uno de los espacios involucrados durante la realización del evento.

Es preciso decir que al momento de imaginar dicho momento tratando de centrarnos en los resultados deseados, hay que tener presente que esa meta tiene que contar con ciertas características que permitirán empezar y continuar con la organización del evento, como por ejemplo:

Ser específico: Hay que intentar dejar en claro la meta para comprender a dónde nos dirigimos.

Ser medible: En relación a la calidad, cantidad, tiempos y gastos, ya que los recursos (económicos, temporales y de personal) que se disponen al organizar un evento no suelen ser ilimitados.

Ser consensual: Cada una de las personas que conformen el grupo organizador tienen que estar de acuerdo al establecer la meta.

Ser realista: Adaptando los recursos disponibles, los cuales consiste en el tiempo y el personal, a la vez que se asigna a cada uno el tiempo que se tiene hasta el día del evento.

La meta estará establecida adecuadamente, al ser posible prepararnos para organizar el evento dando respuesta a las siguientes cinco preguntas: ¿qué?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿para qué o por qué?

Al responderlas será más sencillo comenzar a trabajar para lograr los objetivos, teniendo en cuenta que estos consisten en los principios a determinar para poder llegar a esa meta única previamente establecida.

De igual modo los objetivos ofrecerán la posibilidad de distribuir, poco a poco y en subgrupos, todas aquellas acciones que se deben seguir, comenzando a asignar responsabilidades y estableciendo quién tendrá que actuar en caso de que se presente alguna eventualidad.

Además hay que tomar en cuenta que tanto la meta como los objetivos pueden variar dependiendo de lo siguiente:

  • El alcance que se lograr con el evento.
  • El número posible de asistentes.
  • Los recursos precisos para organizar el evento deseado.
  • Las fuentes de ingresos posibles.

Al tomarnos el tiempo necesario con el fin de reflexionar y definir dichos objetivos, se tiene la oportunidad de avanzar tanto en relación a la planificación como a la organización del evento.

Pasos básicos en la organización de eventos

Con el propósito de empezar a organizar eventos adecuadamente, resulta esencial establecer de manera sencilla y clara el concepto en torno al cual girara el evento.

Hay que decir que si bien este parece ser un paso simple, lo cierto es que por lo general se trata de un aspecto troncal que tiene una gran influencia sobre los demás pasos que supone toda la organización, comenzando por la planificación y terminando en la clausura del evento.

Después de establecer el concepto del evento habrá que definir el público objetivo, pero aparte de señalar el público, durante dicho paso hay que analizar cuidadosamente las características, exigencias y preferencias con las que cuenta ese público.

De igual modo hay que establecer la clase de evento que se desea organizar, teniendo en cuenta que el mismo dependerá del motivo por el cual se realiza y lo que se quiere lograr con él, pudiendo ser reuniones laborales, fiestas, almuerzos y/o presentaciones.




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